بهینه سازی تیم فروش سلامت و زیبایی

چرا وابستگی کامل به ویزیتورها مشکل زاست؟

در بسیاری از شرکت های پخش آرایشی، بهداشتی و حتی تجهیزات پزشکی، هنوز ویزیتورها مرکز اصلی فروش هستند. این روش سال ها به عنوان تنها راه ارتباط مستقیم با مشتریان عمده عمل کرده است. اما امروز شرایط بازار تغییر کرده؛ رقابت شدیدتر، هزینه ها بیشتر و نیاز مشتریان عمده پیچیده تر شده است. وابستگی کامل به ویزیتورها به معنای قرار دادن تمام توان فروش روی یک ستون است که اگر آسیب ببیند، کل سیستم فرو می‌ ریزد.

 هزینه بالای حقوق و پورسانت چیست؟

ویزیتورها سرمایه انسانی ارزشمندی هستند، اما هزینه آن ها برای شرکت ها سنگین است.

1. یک ویزیتور حرفه ای در بازار امروز دستمزد پایه بالایی دارد و علاوه بر آن، پورسانت فروش دریافت می کند.
2. بسیاری از شرکت ها مجبورند برای پوشش مناطق مختلف چندین ویزیتور استخدام کنند.
3. هزینه های جانبی مثل بیمه، ایاب و ذهاب، آموزش های دوره ای و پاداش ها هم بار مالی بیشتری تحمیل می کند.

برای درک بهتر، تصور کنید یک شرکت پخش متوسط در تهران ۱۰ ویزیتور فعال دارد. اگر میانگین حقوق هر نفر ۱۵ میلیون تومان باشد و پورسانت فروش هم حدود ۵ میلیون تومان در ماه اضافه شود، هزینه ثابت تیم فروش به تنهایی ۲۰۰ میلیون تومان خواهد بود. این عدد بدون در نظر گرفتن بیمه و هزینه های جانبی است.

در بازاری که حاشیه سود بعضی محصولات کمتر از ۱۰ درصد است، چنین هزینه ای می تواند سود خالص شرکت را به شدت کاهش دهد. به همین دلیل بسیاری از تامین کنندگان به دنبال راه هایی برای کاهش وابستگی کامل به ویزیتورها هستند. درست مثل نکته ای که در کاهش هزینه های پخش آرایشی و بهداشتی مطرح شد؛ کنترل هزینه ها یکی از حیاتی ترین موضوعات برای دوام شرکت های پخش است.

 نبود ویزیتور چه تبعاتی دارد؟

وابستگی به ویزیتورها فقط مشکل هزینه ای ندارد، بلکه ریسک بزرگی برای ادامه فروش ایجاد می کند. نبود یک ویزیتور به هر دلیلی می تواند نظم فروش را بر هم بزند.

• بیماری یا مرخصی ویزیتور می تواند سفارش های یک منطقه را متوقف کند.
• تغییر شغل یا استعفای یک ویزیتور ممکن است باعث شود مشتریان عمده به سمت رقبا بروند.
• نبود پوشش کافی در مناطق مختلف، فرصت های فروش جدید را از بین می برد.

این موضوع برای مشتریان عمده مثل داروخانه ها یا سالن های زیبایی اهمیت زیادی دارد. آن ها انتظار دارند بتوانند در هر زمان سفارش خود را ثبت کنند. اگر یک روز ویزیتور نتواند سراغشان برود، احساس می کنند تامین کننده به نیازشان پاسخگو نیست. نتیجه ساده است: مشتری به سمت رقیب جذب می شود. وقتی سیستم فروش فقط به حضور فیزیکی ویزیتورها وابسته باشد، چنین نیازی برآورده نمی شود. حتی یک مشتری ناراضی می تواند باعث از دست رفتن چند مشتری دیگر شود، چون تجربه خود را به دیگران منتقل می کند.

به همین دلیل وابستگی کامل به ویزیتورها یک استراتژی پرخطر است. در بازار امروز، تامین کنندگان نیاز دارند روش های جدیدی برای ترکیب نیروی انسانی و ابزارهای دیجیتال پیدا کنند تا در مواقع نبود ویزیتور، جریان فروش متوقف نشود.

چطور تیم فروش را بهینه کنیم؟

بهینه سازی تیم فروش یعنی پیدا کردن تعادلی بین نیروی انسانی و ابزارهای کمکی. در گذشته تصور می شد تنها راه افزایش فروش، استخدام ویزیتورهای بیشتر است. اما امروز ثابت شده که این روش نه تنها هزینه ها را بالا می برد، بلکه در بلند مدت پایداری ندارد. تامین کنندگان باید به دنبال رویکردهای جدید باشند؛ رویکرد هایی که ویزیتور را از یک سفارش گیر ساده به مدیر ارتباط با مشتری تبدیل کند و ابزارهای دیجیتال را وارد جریان فروش نماید.

 نقش ویزیتور به مدیر ارتباط چگونه تغییر می کند؟

ویزیتور در مدل سنتی وظیفه داشت سفارش ها را جمع آوری کند. اما در مدل بهینه، این کار را می توان به ابزارهای دیجیتال سپرد. در نتیجه نقش ویزیتور تغییر می کند:

• به جای تمرکز بر ثبت سفارش، بر ایجاد و تقویت رابطه با مشتریان عمده تمرکز می کند.
• به جای صرف وقت برای سفرهای مکرر، زمان بیشتری برای معرفی محصولات جدید دارد.
• می تواند با تحلیل گزارش های فروش، مشاوره بهتری به مشتریان ارائه دهد.

این تغییر نقش به ویزیتور انگیزه بیشتری می دهد، چون از یک کارمند اجرایی به یک مشاور و مدیر ارتباط ارتقا پیدا می کند.وفاداری مشتریان بیشتر به رابطه پایدار وابسته است تا صرفا ثبت سفارش. این دقیقا همان جایی است که ویزیتور می تواند ارزش افزوده ایجاد کند.

 ترکیب تیم فروش با ابزار دیجیتال چیست؟

ابزارهای دیجیتال نقش مکملی در تیم فروش ایفا می کنند. آن ها نمی خواهند جایگزین نیروی انسانی شوند، بلکه کارهای تکراری و پرخطا را حذف می کنند تا ویزیتورها بتوانند وقت خود را صرف کارهای مهم تر کنند.

• سفارش گیری آنلاین: مشتریان عمده می توانند هر زمان که بخواهند سفارش بدهند، حتی در غیاب ویزیتور.
• گزارش های سریع: مدیر فروش می تواند در لحظه ببیند کدام مشتری فعال است، چه مقدار خرید کرده و چه پرداختی دارد.
• مدیریت ساده تر لجستیک: وقتی سفارش ها دیجیتال ثبت شوند، برنامه ریزی مسیرهای ارسال ساده تر می شود.

این ترکیب باعث می شود تیم فروش سبک تر اما کارآمدتر باشد. به جای افزایش تعداد ویزیتورها، می توان با همان تعداد فعلی فروش بیشتری داشت. هماهنگی بین سفارش گیری و لجستیک، هزینه ها را کاهش می دهد و بهره وری را بالا می برد.

نمونه عملی

فرض کنید یک شرکت پخش در اصفهان ۵ ویزیتور دارد. در مدل سنتی، هر ویزیتور روزانه ۱۰ مشتری را پوشش می دهد و بخش زیادی از وقتش صرف ثبت دستی سفارش ها می شود. اما در مدل بهینه، مشتریان عمده سفارش خود را مستقیم در سیستم ثبت می کنند. در نتیجه ویزیتور می تواند روزانه زمان بیشتری را به معرفی محصولات تازه یا بازاریابی اختصاص دهد. در عمل، با همان تعداد ویزیتور فروش شرکت افزایش می یابد، بدون اینکه هزینه حقوق و پورسانت اضافه شود.

ویزیتورجیبی چطور پشتیبان تیم فروش است؟

وقتی صحبت از بهینه سازی تیم فروش می شود، بسیاری از مدیران نگران هستند که ابزارهای دیجیتال جایگزین ویزیتورها شوند. اما واقعیت این است که پلتفرم هایی مثل ویزیتورجیبی به عنوان مکمل طراحی شده اند، نه جایگزین. هدف اصلی آن ها این است که فشار کارهای تکراری و پرخطا از دوش ویزیتورها برداشته شود تا بتوانند نقش ارزشمندتری در ارتباط با مشتریان ایفا کنند.

  حذف کارهای تکراری و خسته کننده

بخش بزرگی از زمان ویزیتورها در روش سنتی صرف ثبت سفارش های تکراری می شود. برای مثال، داروخانه ای که هر ماه یک نوع شامپو یا یک نوع ماسک صورت را سفارش می دهد، نیازی به مراجعه حضوری ویزیتور برای همان محصول ندارد. در ویزیتورجیبی، مشتری می تواند خودش این سفارش تکراری را مستقیم ثبت کند.

این کار باعث می شود:

• ویزیتور وقت بیشتری برای معرفی محصولات جدید داشته باشد.
• احتمال خطای انسانی در ثبت سفارش کاهش یابد.
• سرعت پردازش سفارش ها بیشتر شود.

این همان چیزی است که در مقاله چطور گزارش های ساده فروش می توانند تصمیمات استراتژیک تامین کنندگان را بهبود دهند توضیح داده شد؛ وقتی داده ها دقیق باشند، تصمیم گیری و اجرای فرآیندها ساده تر خواهد شد.

  ایجاد ارتباط دائمی با مشتریان عمده

در روش سنتی، ارتباط با مشتری فقط محدود به زمان حضور ویزیتور است. اما با استفاده از ویزیتورجیبی، مشتریان عمده مثل سالن های زیبایی یا فروشگاه های زنجیره ای می توانند در هر زمان با شرکت در ارتباط باشند. این ارتباط دائمی مزایای زیادی دارد:

• مشتری حس می کند همیشه دسترسی دارد.
• مشکلات یا درخواست ها سریع تر ثبت و پیگیری می شوند.
• وفاداری مشتریان عمده افزایش پیدا می کند.

پشتیبانی از تیم فروش با گزارش های فوری

ویزیتورجیبی فقط سفارش ها را ثبت نمی کند، بلکه گزارش های ساده و فوری هم در اختیار تیم فروش قرار می دهد. برای مثال:

• کدام مشتری در ماه جاری خرید کرده است.
• چه محصولاتی بیشترین فروش را داشته اند.
• وضعیت پرداخت هر مشتری چگونه است.

این گزارش ها به مدیران فروش کمک می کند تصمیم های سریع تر و دقیق تری بگیرند. به جای اینکه ویزیتور وقت خود را صرف نوشتن گزارش کند، سیستم این کار را به صورت خودکار انجام می دهد.

  افزایش بهره وری تیم فروش

ترکیب نیروی انسانی و ابزار دیجیتال باعث می شود تیم فروش سبک تر اما کارآمدتر باشد. همان تعداد ویزیتور می توانند مشتریان بیشتری را پوشش دهند، چون زمانشان آزادتر می شود. علاوه بر این، مشتریان عمده هم تجربه بهتری دارند چون سفارش هایشان سریع تر و دقیق تر پردازش می شود. هماهنگی بین سفارش گیری دیجیتال و لجستیک هزینه ها را کاهش می دهد و رضایت مشتریان را بالا می برد.

سوالات متداول درباره تیم فروش پخش

بهینه سازی تیم فروش برای بسیاری از تامین کنندگان و شرکت های پخش هنوز یک مفهوم جدید است. طبیعی است که مدیران سوالات زیادی درباره نقش ویزیتورها، ابزارهای دیجیتال و نحوه اجرای این تغییرات داشته باشند. در این بخش به مهم ترین سوالات پاسخ می دهیم.

 آیا ابزار های دیجیتال جایگزین ویزیتور ها می شوند؟

خیر. ابزارهای دیجیتال مثل ویزیتورجیبی برای جایگزینی طراحی نشده اند. آن ها مکمل هستند و وظیفه اصلیشان این است که کارهای تکراری مثل ثبت سفارش های روتین را انجام دهند تا ویزیتورها زمان بیشتری برای ایجاد رابطه با مشتری و معرفی محصولات جدید داشته باشند. همانطور که در چطور تامین کنندگان می توانند با فروشگاه های آنلاین همکاری کنند؟ اشاره شد، دیجیتال شدن یک فرصت است نه تهدید.

  آیا کاهش تعداد ویزیتور ها باعث افت فروش می شود؟

کاهش بی برنامه تعداد ویزیتورها می تواند خطرناک باشد. اما اگر ابزارهای دیجیتال وارد چرخه فروش شوند، حتی با تعداد کمتر ویزیتور می توان همان حجم فروش یا بیشتر را داشت. مشتریان عمده مثل داروخانه ها و سالن های زیبایی ترجیح می دهند سفارششان سریع و بی خطا ثبت شود، حتی اگر ویزیتور کمتر سر بزند. این همان تغییری است که باعث بهینه سازی واقعی تیم فروش می شود.

 آیا استفاده از ابزار های دیجیتال هزینه بالایی دارد؟

بسیاری از مدیران تصور می کنند ورود به دنیای دیجیتال هزینه سنگینی دارد. اما واقعیت این است که هزینه ابزارهای تخصصی بسیار کمتر از هزینه های حقوق و پورسانت چند ویزیتور اضافه است. علاوه بر آن، کاهش خطا ها، کاهش کالاهای برگشتی و بهبود لجستیک باعث می شود این هزینه ها به سرعت جبران شوند. صرفه جویی های کوچک در مقیاس بزرگ تبدیل به مزیت رقابتی می شوند.

 آیا مشتریان عمده با سفارش گیری دیجیتال راحت هستند؟

بله. تجربه نشان داده مشتریان عمده از این تغییر استقبال می کنند. داروخانه ها یا فروشگاه های زنجیره ای به جای منتظر ماندن برای ویزیتور، می توانند در هر ساعت از شبانه روز سفارش بدهند. همین راحتی باعث افزایش وفاداری آن ها می شود. راحتی و دسترسی سریع یکی از کلیدهای اصلی وفاداری است.

 آیا اجرای این تغییرات سخت است؟

خیر. ابزارهای دیجیتال مدرن به گونه ای طراحی شده اند که ساده و قابل استفاده باشند. تیم فروش و مشتریان عمده بدون نیاز به آموزش های پیچیده می توانند با آن کار کنند. تغییر اصلی در ذهنیت مدیران است؛ وقتی آن ها باور کنند که این تغییر به نفعشان است، پیاده سازی بسیار راحت خواهد بود.

 جمع بندی و نکات کلیدی در بهینه سازی تیم فروش

تیم فروش قلب تپنده هر شرکت پخش است. اگر این تیم بهینه کار کند، سودآوری افزایش می یابد و اگر ناکار آمد باشد، حتی بهترین محصولات هم به سختی به دست مشتریان عمده می رسند. در این بخش به نکات کلیدی برای بهینه سازی تیم فروش می پردازیم تا تامین کنندگان بتوانند با هزینه کمتر، بازدهی بیشتری داشته باشند.

 تغییر نقش ویزیتور از سفارش گیر به مشاور

اولین نکته کلیدی این است که ویزیتورها نباید فقط به عنوان سفارش گیر دیده شوند. آن ها باید نقش مشاور و مدیر ارتباط با مشتری را بر عهده بگیرند. این تغییر نه تنها جایگاه ویزیتور را ارزشمند تر می کند بلکه مشتریان عمده نیز احساس بهتری خواهند داشت. آن ها ترجیح می دهند با کسی در ارتباط باشند که راهکار ارائه می دهد، نه فقط فرم سفارش پر می کند. این موضوع در چطور یک تامین کننده لوازم آرایشی می تواند مشتریان عمده خود را وفادار نگه دارد و فروش خود را افزایش دهد هم به عنوان یکی از مهم ترین عوامل وفاداری مشتری مطرح شده بود.

  استفاده از ابزار های دیجیتال برای افزایش بهره وری

ابزارهای دیجیتال به تیم فروش کمک می کنند کارآمدتر شوند. آن ها کارهای تکراری مثل ثبت سفارش های ساده را انجام می دهند و گزارش های دقیق برای تصمیم گیری ارائه می کنند. در نتیجه ویزیتورها وقت بیشتری برای توسعه بازار دارند. اطلاعات درست و به موقع کلید موفقیت در مدیریت فروش است.

 کاهش هزینه ها بدون کاهش کیفیت

بهینه سازی تیم فروش به معنای اخراج ویزیتورها یا کاهش کیفیت خدمات نیست. بلکه یعنی استفاده بهتر از منابع موجود. وقتی مشتریان بتوانند بخشی از کارها مثل سفارش های تکراری را خودشان دیجیتال ثبت کنند، شرکت مجبور نیست برای هر منطقه چند ویزیتور استخدام کند. این موضوع هم هزینه ها را کاهش می دهد و هم  بهره وری را افزایش می دهد.

 افزایش انگیزه و رضایت ویزیتور ها

ویزیتورها وقتی ببینند نقششان از یک کار اجرایی ساده به یک نقش مشاوره ای ارتقا پیدا کرده است، انگیزه بیشتری برای کار خواهند داشت. آن ها به جای اینکه وقتشان را صرف ثبت سفارش های تکراری کنند، می توانند وقت خود را برای ایجاد روابط بلند مدت با مشتریان صرف کنند. همین تغییر باعث افزایش وفاداری مشتریان عمده می شود.

 نمونه های موفق در بازار

شرکت های پخشی که بهینه سازی تیم فروش را جدی گرفته اند، نتایج ملموسی به دست آورده اند. برای مثال، یک شرکت پخش محصولات بهداشتی در شیراز توانست با ترکیب ویزیتورها و ابزارهای دیجیتال، هزینه های خود را ۱۵ درصد کاهش دهد و در عین حال فروش خود را افزایش دهد. این تجربه ها نشان می دهد تغییر نه تنها ممکن است بلکه سود آوری بیشتری هم ایجاد می کند.

حرف آخر؛ چرا آینده تیم های فروش دیجیتال است؟

فروش در صنعت پخش مثل آرایشی، بهداشتی و تجهیزات پزشکی هر روز رقابتی تر می شود. مشتریان عمده مثل داروخانه ها، سالن های زیبایی و فروشگاه های زنجیره ای دیگر مثل گذشته حاضر نیستند برای ثبت یک سفارش ساده منتظر ویزیتور بمانند. آن ها به دنبال سرعت، شفافیت و دسترسی دائمی هستند. در چنین شرایطی، آینده تیم های فروش وابسته به دیجیتال شدن است.

 چرا روش های سنتی دیگر کافی نیستند؟

روش های سنتی فروش بر پایه حضور فیزیکی ویزیتور بنا شده اند. این مدل محدودیت های زیادی دارد:

• وابستگی شدید به نیروی انسانی
• هزینه بالای حقوق، پورسانت و آموزش
• تاخیر در ثبت سفارش ها و پردازش آن ها
• نارضایتی مشتریان در صورت غیبت ویزیتور

داروخانه ها به شفافیت و سرعت اهمیت زیادی می دهند. روش های سنتی نمی توانند این انتظار را برآورده کنند، به همین دلیل تامین کنندگان باید به سمت مدل های جدید حرکت کنند.

 آینده تیم فروش چگونه خواهد بود؟

در آینده نزدیک، تیم فروش پخش ترکیبی از نیروی انسانی و ابزارهای دیجیتال خواهد بود. ویزیتورها دیگر نقش سفارش گیر ندارند بلکه تبدیل به مدیران ارتباط با مشتری می شوند. ابزارهای دیجیتال مثل ویزیتورجیبی سفارش های روتین را ثبت می کنند، گزارش ها را تولید می کنند و حتی به بهینه سازی مسیرهای لجستیک کمک می کنند. در نتیجه تیم فروش سبک تر، ارزان تر و کارآمد تر می شود.

 چه مزایایی برای تامین کنندگان دارد؟

• کاهش هزینه ها بدون کاهش کیفیت خدمات
• افزایش سرعت ثبت و پردازش سفارش ها
• بهبود تجربه مشتریان عمده و افزایش وفاداری آن ها
• دسترسی دائمی به داده های دقیق برای تصمیم گیری سریع تر

این مزایا نه تنها به سودآوری کمک می کنند بلکه باعث می شوند تامین کنندگان در بازار رقابتی آینده جایگاه بهتری پیدا کنند. درست مثل نکته ای که در مقاله آینده صنعت پخش لوازم آرایشی در ایران: ترندها و فرصت ها برای تامین کنندگان مطرح شد، دیجیتال شدن دیگر یک انتخاب نیست بلکه یک ضرورت است.

  نقش ویزیتورجیبی در این آینده

پلتفرم ویزیتورجیبی دقیقا برای همین آینده طراحی شده . آن ها با ساده سازی فرآیند سفارش گیری و ارتباط مستقیم با مشتریان عمده، تیم فروش را پشتیبانی می کنند. به جای اینکه ویزیتور وقت خود را صرف نوشتن سفارش کند، می تواند روی ایجاد رابطه و توسعه بازار تمرکز کند. این تغییر کوچک در عمل نتایج بزرگی به همراه دارد.

نقش ابزار ها در بهبود عملکرد تیم فروش

با ثبت نام در ویزیتورجیبی تیم  فروش بخشی از وظایف تکراری خود را کنار می‌ گذارد و انرژی بیشتری برای توسعه بازار و جذب مشتریان جدید خواهد داشت.